ADRIA INTERKULTURÁLIS EGYESÜLET
8960 Lenti Harangláb út 36., Magyarország
IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT
Érvényes: 2021. december 18. napjától
Kelt: Hollókő, 2021. december 18., frissítve: 2024.10.16.
Hatályba helyezte a civil szervezet nevében: drs. Éva Lilla Kronauer, az egyesület elnöke
A szabályzat célja
Az Iratkezelési Szabályzat kiadásának célja, hogy az ADRIA Interkulturális Egyesület (a továbbiakban: „az Egyesület”keletkezett, illetve a beérkezett iratanyag kezelésének célszerű rendszerét kialakítsa ezzel az Egyesület feladatainak eredményes, gyors megoldását, valamint iratforgalmának hatékony ellenőrzését szolgálja.
Alkalmazandó jogszabályok
- a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény (a továbbiakban: Mavtv.)
· az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény
· 1995. évi LXVI. törvény a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltárak védelméről (a továbbiakban Levéltári törvény)
· 2000. évi C. törvény a számvitelről
· a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény
A Levéltári törvény előírásait figyelembe véve az Egyesület iratkezelési rendjét a Közgyűlés az alábbiakban határozta meg:
- ÁLTALÁNOS FOGALMAK
1. Irat
Az Egyesület működésével kapcsolatosan iratként kezelendő a pályázatok anyaga, az irodai levelezés, az ülések jegyzőkönyve, az elektronikus levelezés papír alapú példánya, a banki átutalással fizetendő számla, valamint az évenkénti iktatókönyv és tárgymutató. Nem kell iktatni – de külön jogszabályban, illetve szabályzatban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni – a számviteli, pénzügyi bizonylatokat (kivéve a banki átutalással fizetendő számlákat), továbbá nem kell iktatni és más módon sem kell nyilvántartani a közlönyöket, napilapokat, folyóiratokat, könyveket, reklám- és propaganda kiadványokat.
2. Minősített adat
Az Egyesülethez „Szigorúan titkos” vagy „Titkos” megjelöléssel érkezett küldemények adattartalmát, szövegét a Mavtv. előírása szerint kell kezelni és nyilvántartani.
3. Küldemény
A kézbesítési és postai úton érkezett, illetve az Egyesület által kiküldött iratokat és az iratként nem kezelendő anyagot kell küldeményként kezelni
4. Iktatószám
Az Egyesület a kézbesítési és postai úton érkezett dokumentumokat, valamin az Egyesület által kiküldött iratokat, határozatokat, jegyzőkönyveket, pályázati anyagokat egyedi iktatószámmal lát el az alábbi formában: YYYY/NNNN/X, ahol a Y=évszám, N=folyamatos sorszámozás 0001 számmal kezdődően, X=a már meglevő iktatott alapdokumentációhoz tartozó egyéb irat, amely „A” jelzéssel kezdődik az ékezetmentes és egy karakterből álló alfabetikus sorrendnek megfelelően. Az Egyesület az elektronikus levelezéseket nem iktatja, de az elektronikus levélfiókat az irattározási szabályzatnak megfelelően menti és megőrzi.
5. Iratkapcsolás
Az azonos szervezettől, személytől megegyező témakörben már érkezett irat (előirat) korábbi időszakban nyilvántartott bejegyzésénél az érkezési sorrendben iktatót iktatószám mellett az előírat iktatási száma/X (lásd 4. pont) is bejegyzésre kerül, mint hivatkozás és az irattárolás helyére való utalás.
ÜGYIRATKEZELÉS
1. Iratkezelés
Az Egyesület iratainak szabályszerű és teljes körű iratkezelése az arra kijelölt és megbízott személy feladatkörébe tartozik.
2. Iratátvétel
A kézbesítéssel érkezett iratokat az iratkezeléssel az arra kijelölt és megbízott személynek, szervezeti tagnak kell átvenni; ez vonatkozik a kimenő leveleket, egyéb küldeményeket iktatás és postai vagy kézbesítési továbbításra, a minősítéssel érkezett iratok átvételére, a tévesen érkezett küldemény a címzett vagy a feladó részére haladéktalanul továbbítására, valamint a beérkezett levelek (e-mailek) ügyintézői feladatának ellátására is.
3. Iktatás és iktatókönyv
Az iratokról évenként megnyitott és év végén lezárt iktatókönyvet kell vezetni, feltüntetve a fedőlapon az Egyesület nevét és a nyilvántartási évszámot, valamint a nyitó és záró iktatószámot. Az iktatókönyvet az iratokról tételesen kell vezetni, illetve iratonként fel kell tüntetni a beérkezés vagy a kiküldés időpontját, az iktatószámot, a küldő szervezetet vagy személy megnevezését, az ügyirat tárgyát, határidős témáknál a teljesítendő határnapot, az ügyintéző nevét és az irattári tételszámot. Az iktatásmentes beérkezett küldeményeket a keltezés feltüntetésével kell az érdekelteknek továbbítani. Az iktatókönyv elektronikus formában készül el, amelyről minden évzáráskor egy kinyomtatott példány kerül irattározásra.
4. Megőrzés
A tárgyévi iratokat az erre a feladatra kijelölt és megbízott személy, szervezeti tag gyűjti, illetve és gondoskodik a biztonságos megőrzésről.
Az irattári ügyiratokat csak átvételi elismervény ellenében, a visszaadási határidő előírásával szabad kiadni „Iratpótló lappal” az 5. sz. melléklet alapján.
Az Iratpótló lap kettő példányban készül. Az 1. sz. példány kölcsönzött irat helyére kerül, a 2. sz. példány a kölcsönzött irat átvevőjét illeti, amelyen visszavételezéskor az irattározási feladatokkal megbízott, dátummal és aláírással igazolja a visszaadás tényét.
Az iratpótló lapon évente 1-gyel kezdődően sorszámot kell feltüntetni és évenként elkülönítve dossziéban lefűzve tárolni.
5. Iratátadás
A nyilvántartott, iktatott iratanyag átadása általában szervezeti vagy személyi változás alkalmával jelentkezik, melyről jegyzőkönyv készítendő a 4. sz. melléklet alapján
Irattári jegyzéket kell készíteni az irattári terv szerinti nem selejtezhető és a lejárt őrzési idők tételeiről. Az irattári jegyzékben évfolyamonként feltüntetendő az ügyirat tárgya, iktatószáma, az irattári tételszámos megőrzési évszám.
A jegyzőkönyvben feltüntetendő az átvevő-átadó szervezet, az átadás időpontja, az átadott iratanyag évfolyamonként elkülönítéssel, az ügyiratok tárgya, iktatószáma, mennyisége (a tároló dobozok száma), az iratokhoz tartozó iktatókönyv, tárgymutatók darabszáma.
6. Selejtezés
Az irattári tervben meghatározott őrzési idők lejártát követően – kivéve a nem selejtezhető iratokat – a selejtezéséről, megsemmisítéséről jegyzőkönyv készítendő. A selejtezési jegyzőkönyvet az átadási jegyzőkönyv tartalmi követelményének megfelelően kell elkészíteni a 3. sz. melléklet alapján
- IRATTÁRI TERV
Az irattári tervet az Egyesület iratfajtákról tárgykörönkénti rendszerezéssel kell elkészíteni, feltüntetve az iratok megőrzésének időtartamát. Az iratokon a megőrzési időt – az iktatás alkalmával – az irattári terv tételszámával kell megjelölni. Az Egyesület irattári tervét az 1. sz. melléklet tartalmazza.
- IRATKEZELÉSI FELADATOK
1. Ügyintézés
Az Egyesület iratkezelési feladatkörébe tartoznak a következő tevékenységek:
a) a kézbesített és postai úton érkezett küldemények átvétele;
b) a minősített iratok elkülönített kezelésének biztosítása;
c) a tévesen érkezett küldemények továbbítása;
d) az ügyiratok (pályázat, levél, e-mail stb.) iktatása, iktatószámos megjelölése, iktatókönyves (tárgymutatós) nyilvántartása;
e) az ügyiratok irattári kezelése, megőrzése;
f) iratátadások jegyzőkönyvvezetése, lebonyolítása;
g) selejtezések végrehajtása.
2. Felügyelet
Az Egyesület érkezett küldemények, illetve kiküldött iratok jelen szabályzat szerint meghatározott iratkezelési feladatok (iktatás, megőrzés, átadás, selejtezés) végrehajtásának felügyeleti ellenőrzését az Egyesület erre a feladatra kijelölt és megbízott személy, szervezeti tag látja el.
3. Selejtezés, megsemmisítés
A civil szervezet nem közfeladatot ellátó szervezet, ezért külön selejtezési szabályozási környezetet a jogszabályok nem fogalmaznak meg.
Az adatvédelmi (információbiztonsági) követelményekre azonban mindenkinek tekintettel kell lennie. Amennyiben olyan iratanyag válik megismerhetővé a nem megfelelő megsemmisítés során, mely személyes adatot tartalmaz, a felelősség az irat keletkeztetőjére hárul, kivéve abban az esetben, ha bizonyítani tudja, hogy az irat kezelési és megőrzési jogát az adatkezelési incidens bekövetkezte előtt más szervnek vagy személynek átadta. (Pl. iratátadási jegyzőkönyv iratmegsemmisítő cég számára stb.)
A civil szervezet irattárában, az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével, szabályszerű eljárás keretében, iratselejtezést kell végezni, az illetékes közlevéltár egyidejű értesítésével.
A selejtezést célszerű kisebb irattermelésű szerveknél 5 évente elvégezni.
Az irat selejtezését az irat keletkezésekor érvényben volt irattári terv szerint (figyelemmel a vonatkozó jogszabályra is) kell végrehajtani.
Az iratselejtezést az iratkezelésért felelős civil szervezeti vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni.
Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt és a civil szervezet bélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 2 példányban, amelyeket iktatás után az illetékes Magyar Nemzeti Levéltár Nógrád Megyei Levéltárához kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetéséért.
A selejtezési jegyzőkönyv melléklete a selejtezett iratok tételszámát, tárgyát, évkörét felsoroló tételszintű iratjegyzék.
A levéltár az iratok megsemmisítését, a szükséges ellenőrzés után, a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A selejtezésre kijelölt iratokból a levéltár mintavétel vagy iratértékelés céljára visszatarthat, vagy levéltári átadásra kijelölhet iratokat, egyes irattári tételeket.
A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári mind az iktatási nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.
Az irat megsemmisítéséről a civil szervezet vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik. A kiselejtezett iratokat zúzással, vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy utólag ne lehessen a tartalmukat megállapítani vagy helyreállítani.
Az elektronikus adathordozón tárolt iratok és az elektronikus iratok selejtezése esetén az eljárás azonos a fentiekben leírtakkal.
Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban lévő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezésre vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, és az adatállományból úgy kell törölni, hogy helyreállításuk ne legyen lehetséges.
Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó metaadatok (iktatási adatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.
Amennyiben a megszűnő civil szervezet önálló iktatókönyvvel rendelkezett, az iktatókönyvében a végleges átadás jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és az iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell jegyezni.
A civil szervezet megszűnése esetén az iratanyag elhelyezésére az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról szóló 2011. évi CLXXV. törvény előírásai az irányadóak.
4. Levéltárba adás
A levéltár számára átadandó iratokat az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, savmentes dobozokban az átadó költségére, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező raktári egység szerinti (doboz, kötet stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön darabszintű jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott ügyiratokról felvett jegyzéket a levéltárral egyeztetett formátumban elektronikusan is át kell adni.
Elektronikus iratokat, meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, visszakereshetőség, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédletekkel együtt kell levéltárba adni.
Az ügyviteli szempontból még szükséges visszatartott iratokat az irattárban elkülönítetten kell kezelni. A visszatartott iratokról jegyzéket kell készíteni, amelyből egy példányt a levéltárnak kell elküldeni.
Magáról az iratátadásról jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek az átadás-átvételi jegyzék a mellékletét fogja képezni. Ez a jegyzőkönyv az iratátadás tényét rögzíti. A levéltár csak azon a szinten felelős az átvett iratanyagért, amilyen szinten azt átvette.
A levéltár megtagadhatja az átvételt, amennyiben az iratok további őrzése – azok fizikai állapota miatt – nem biztosítható (vizes, penészes, gombafertőzött).
5. Feladatkör átadás
Feladatkör átadásával kapcsolatos rendelkezések esetén az iratkezelési folyamat szereplőit (civil szervezet vezető, ügyintéző, iratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni. Az elszámoltatás eredményéről átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni a 4. számú melléklet alapján.
Jelen szabályzatot az Egyesület …. év, ……. hónap … napján tartott Közgyűlésén fogadta el egyhangúlag.
ZÁRÓ RENDELKEZÉS
A jelen szabályzat …….. lép hatályba, és visszavonásig érvényes, melynek előírásait az Egyesület tagjainak kötelező betartani.
Kelt: ………………….(helység), …… év, …….. hónap, …… nap
……………………………………
Egyesület elnöke
IRATMINTATÁR
| 1. számú melléklet | IRATTÁRI TERV |
| 2. számú melléklet | IKTATÁSI BÉLYEGZŐ FORMÁJA |
| 3. számú melléklet | IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV |
| 4. számú melléklet | IRAT ÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV |
| 5. számú melléklet | IRATPÓTLÓ LAP |
1. sz. melléklet
IRATTÁRI TERV
| Irattári tételszám | Tárgykör megnevezése | Megőrzési idő |
| IGAZGATÁSI ÜGYEK | ||
| 1. | Alapítás iratai (bírósági papírok, banki papírok, NAV, KSH) | Nem selejtezhető |
| 2. | Egyesületi szabályzatok | Nem selejtezhető |
| 3. | NAV, KSH vizsgálati ügyek | Nem selejtezhető |
| 4. | Szakmai tervek | 15 év |
| 5. | Belső ellenőrzési ügyek | 10 év |
| 6. | Rendészeti ügyek | Nem selejtezhető |
| 7. | Postai, távközlési ügyek | 10 év |
| 8. | Bélyegzőbeszerzés, – használati ügyek | Nem selejtezhető |
| 9. | Iktatókönyv, tárgymutató | Nem selejtezhető |
| 10. | Iratátadási, selejtezési jegyzőkönyvek | Nem selejtezhető |
| PÁLYÁZATI ÜGYEK | ||
| 11. | Pályázati anyagok | Nem selejtezhető |
| 12. | Pályázatok pénzügyi elszámolása | Nem selejtezhető |
| RENDEZVÉNYEK | ||
| 13. | Tanfolyamok ügyei | 10 év |
| 14. | Tanulmányutak ügyei | 10 év |
| 15. | Konferencia-rendezési ügyek | 10 év |
| SAJTÓ- ÉS REKLÁMÜGYEK | ||
| 16. | Hirdetési-, reklámügyek | 5 év |
| 17. | Nyomtatott sajtóügyek | 10 év |
| 18. | Könyvkiadási ügyek | 15 év |
| 19. | Hangfelvétel | Nem selejtezhető |
| 20. | Fénykép, film, tv-sugárzás | Nem selejtezhető |
| PÉNZÜGY | ||
| 21. | Számlavezető pénzintézet, aláírás bejelentés | Nem selejtezhető |
| 22. | Egyéb bankszámla, aláírás bejelentés | Nem selejtezhető |
| 23. | Bankszámlakivonatok | 10 év |
| 24. | Pénztár bizonylatok, jelentések | 10 év |
| 25. | Utalványozási jogkörök | 10 év |
| 26. | Civil szervezet évenkénti költségvetése | 10 év |
| 27. | Beruházás, beszerzési ügyek | 10 év |
| 28. | Reprezentációs ügyek | 5 év |
| SZÁMVITELI ÜGYEK | ||
| 29. | Számlarend | 20 év |
| 30. | Számviteli bizonylatok | 20 év |
| 31. | Főkönyvi kivonatok | 20 év |
| 32. | Számviteli mérleg, eredmény-kimutatás, (közh. jelentés) | Nem selejtezhető |
| 33. | Leltárak | 15 év |
| 34. | Statisztikai adatszolgáltatások | 15 év |
| 35. | Adóbevallások | 20 év |
| MUNKAÜGYEK | ||
| 36. | Feladatkörrel járó kinevezések, megbízások | Nem selejtezhető |
| 37. | Egyéb személyi ügyek | 10 év |
| EGYÉB ÜGYEK | ||
| 38. | Beérkezett levelek, e-mailek | 20 év |
| 39. | Kimenő levelek, e-mailek | 20 év |
| 40. | Egyéb az 1-39. tételhez be nem sorolható ügyek | 5 év |
Kelt………………………(helység), …… év, ……..hónap, ….nap
……………………………..
Egyesület elnöke
2. sz. melléklet
A SZERVEZET IKTATÁSI BÉLYEGZŐ
TARTALMA
| Civil szervezet neve: …………………………………………. | Iktatószám: …………/ évszám |
| Keltezés: Elnök: ……..év……hó…nap …………………………(név) | |
| Határidő: Mellékletek száma: Irattári tételszám: ……………….. ……………………. …………………… |
Kelt……………(helység), ……. év, ……. hónap, ……nap
………………………….
Egyesület elnöke
3. sz. melléklet
ADRIA INTERKULTURÁLIS EGYESÜLET
Iktató szám: …………..(betűjel/iktató szám/évszám)
IRATSELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV
Készült: ………………………………………………………………………..
(dátum, szervezet neve és helyiség megnevezése)
A selejtezési bizottság tagjai:
(név, beosztás)
(név, beosztás)
(név, beosztás)
A selejtezést ellenőrizte: …………………………. (név, beosztás)
A munka megkezdésének időpontja: …………….. (dátum, óra)
A munka befejezésének időpontja: ………………. (dátum, óra)
Az alapul vett jogszabályok:
1995. évi LXVI. törvény a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltárak védelméről
Selejtezés alá vont iratok: ……………………………………………………….
(szervezeti egység megnevezése, az irat évköre szerint elkülönítetten, irattári tételszámonként/iktatószám emelkedő sorrendjében)
Eredeti terjedelem: ………………….. ( selejtezendő iratok laponkénti darabszáma)
A kiselejtezett iratok mennyisége: ………. (kg/köteg)
A selejtezési bizottság tagjai a mellékelt …….. (oldalszámtól-oldalszámig) lap tételszintű iratjegyzéken felsorolt iratok kiselejtezését javasolják.
A munka során a vonatkozó jogszabályok értelmében jártunk el.
A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül.
k.m.f.
| ………………………. | ………………………. | ………………………. |
| (név, selejtezési bizottság elnöke) | (név, selejtezési bizottság tagja) | (név, selejtezési bizottság tagja) |
Kelt: …………….
civil szervezet bélyegzője
4. sz. melléklet
ADRIA INTERKULTURÁLIS EGYESÜLET
Iktató szám: …………..(betűjel/iktató szám/évszám)
IRATÁTADÁS-ÁTVÉTELI JEGYZŐKÖNYV
SZEMÉLYI VÁLTOZÁS ESETÉN
Készült: …………………………………………………………………………………..
(dátum, szervezet neve és helyiség megnevezése)
Átadó: ……………………………………………
(iratkezeléssel megbízott személy neve)
Átadásért felelős vezető ……………………………….(név) és ……………….(beosztása)
Átvevő: …………………………………………
(iratkezeléssel megbízott személy neve)
Átadásért felelős vezető ……………………………….(név) és ……………….(beosztása)
Átvétel tárgyát képező iratanyag: …………………………………………………
(tételesen felsorolt iratanyag évenként elkülönítetten, iktatószám és tárgy, és irattári tételszám feltüntetésével)
Az átadás-átvétel indoklása: …………………………………………………………………..
(pl: személyi változás, stb… )
k.m.f.
…………………………………. ………………………………
átadó neve, aláírása átvevő neve, aláírása
cégbélyegző
Melléklet: ………… lap IRATJEGYZÉK
Készült 3 példányban
1 pld. Átvevő
1 pld. Átadó
1 pld. Irattár
Az átadás-átvétel iratjegyzék melléklete az átadási egységek szintjén készül: lehet tételszintű, raktári egységszintű, és darabszintű. Az átadási szint meghatározásánál fontos szempont, hogy az átadó és átvevő felelőssége az átadási egységek szintjéig terjed.
Pl. Levéltári átadás esetén raktári egységekben történik az átadás: doboz, kötet, csomó stb.; az átmeneti irattárból a központi irattárba tételszinten történik az átadás; az ügyintézők hivatal átadása esetén darabszinten szükséges az átadás.
5. sz. melléklet
ADRIA INTERKULTURÁLIS EGYESÜLET
Sorszám: …….(1-gyel kezdődő) / …….(évszám)
IRATPÓTLÓ LAP (Őrjegy)
A KIEMELT IRAT
irattári helye (irattár neve, polc sorszáma, doboz/csomó stb. sorszáma) ……………………………
iktatószáma (tételszám, egyéb azonosító/év) …………………………………………………
tárgya/megnevezése ………………………………………………………………………………………..
kiemelés ideje (év, hó, nap) ……………………………………………………………………
kiemelés célja (betekintés, kölcsönzés, ügyintézés, csatolás, másolatkészítés) ………………
kiemelés alapjául szolgáló ügyirat iktatószáma ……………………………………………
kiemelést kérő neve ……………………………………………
kiemelést végző neve, aláírása …………………………………
kölcsönzési határidő (év, hó, nap) ) ……………………………………………
visszahelyezés ideje (év, hó, nap) …………………………………………….
visszahelyezést végző neve, aláírása ……………………………………………
Készült: 2 példányban,
- sz. példány kölcsönzött irat helyére kerül
- sz. példány kölcsönzőnek kerül átadásra