ADRIA INTERKULTURÁLIS EGYESÜLET

LELTÁROZÁSI SZABÁLYZAT

Általános rendelkezések

  1. Az ADRIA INTERKULTURÁLIS EGYESÜLET (a továbbiakban: Egyesület) vagyonának, valamint annak változása meghatározása, a könyvvezetés adatainak alátámasztása érdekében minden évben leltár felvételt kell tartani, december 31-i leltár fordulónappal.
  2. A leltár a mindenkori mérleg és beszámoló alapja, a beszámolónak pedig tartalmaznia kell a tárgyévi gazdasági események eredményét, a kezelésben és használatban tartott vagyontárgyakat, a pénzügyi követeléseket, és tartozásokat.
  3. A leltározás végrehajtója a leltározási ütemtervben megjelölt személy. A leltározási ütemterv elkészítéséért az Elnök a felelős.
  4. A leltározási ütemtervet tárgyév december 31. napjáig kell elkészíteni, melynek tartalmazni a kell a leltározás időpontját, helyszínét, a leltározást végző és a leltárellenőr nevét és a leltározási jegyzőkönyv elkészítésének határidejét.
  5. Az Egyesület nem folytat készletgazdálkodást, így az ezzel összefüggő analitikus nyilvántartást nem vezeti. A beszerzett készleteket költségként kell elszámolni az év folyamán.
  6. A leltárnak a mérleg szerinti bontásban tételesen kell tartalmaznia az eszközöket mennyiségben és értékben, a forrásokat pedig értékben.
  7. A leltár elkészítése azt célozza, hogy a mérleg (beszámoló) valódi adatokon alapuljon, a helyes eszköz és forrásállomány megállapítható legyen, a könyvelés, illetve nyilvántartások ellenőrzése megtörténjen, a tulajdon védelme, valamint az anyagi felelősök elszámoltatása biztosítva legyen, a használaton kívüli eszközök feltárásra kerüljenek.

A leltározás végrehajtása

1. A leltározás előkészítése

  1. A leltározáshoz szükséges eszközök:

A leltár-előkészítő munka fontos része a leltározáshoz szükséges nyomtatványok beszerzése. A nyomtatványok biztosítása az Elnök által megbízott személy feladata.

A leltározáshoz beszerzett, előkészített nyomtatványokat szigorú számadású nyomtatványokká kell minősíteni.

2. A leltárfelvétel ideje és módja eszközcsoportonként:

EszközcsoportFelvétel módjaidőpontja
Immateriális javakEgyeztetés a nyilvántartássalBekerüléskor
Gépek, berendezések, felszerelésekEgyeztetés a nyilvántartássalBekerüléskor
Kis értékű tárgyi eszközökEgyeztetés a nyilvántartássalBekerüléskor
Befektetett pénzügyi eszközökEgyeztetésBekerüléskor
Dolgozóknál levő eszközökEgyeztetésBekerüléskor
Járművek és tartozékaikEgyeztetés nyilvántartással és szerszámkönyvvelBekerüléskor

Ha a leltározást bármely okból hiányosan végezték el, vagy annak adatai az ellenőrzés megállapítása szerint vitathatók, a készleteket és eszközöket részben vagy egészben újra kell leltározni.

3. A leltározás végrehajtása

A leltározás

• tényleges mennyiségi felvétellel, számlálással, méréssel,

• egyeztetéssel történhet.

4. Mennyiségi felvétel

A mennyiségi felvételt számlálással vagy méréssel

• a nyilvántartástól függetlenül, a nyilvántartással való utólagos összehasonlítással, vagy

• a nyilvántartások alapján, a felvételek alkalmával való összehasonlítással kell végrehajtani.

Mennyiségi felvétellel kell leltározni évenként

• az ingatlanokat,

• gépeket, berendezéseket, felszereléseket,

• kis értékű tárgyi eszközöket,

• dolgozóknál lévő eszközöket,

• járműveket.

5. Egyeztetés

Az egyeztetés a főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal, vagy a könyvelés helyességét igazoló okmányokkal (bankkivonat, egyeztető levelek) való összehasonlítását jelenti, ezt a könyvelés végzi.

Egyeztetéssel kell leltározni:

• a tartozásokat, illetve követeléseket, (szállítókat és vevőket folyószámla egyenlegközlő levéllel)

• a költségvetéssel kapcsolatos tartozásokat, illetve követeléseket,

• a társadalombiztosítással kapcsolatos tartozásokat,

• a dolgozók tartozásainak és követeléseinek állományát,

• a különféle egyéb elszámolások számláit,

• a befektetett eszközöket (részvény, kötvények stb.)

6. A leltárfelelős

A leltározásért felelős személy az Elnök. A leltár elkészítése az ütemtervbe megbízott személy feladata. A leltár ellenőrzése a munkaszervezeti vezető feladata.

7. A leltárfelelős feladata a leltározás során:

• a leltározás kezdése és befejezése között folyamatosan a leltározás helyszínén tartózkodik,

• a leltárfelvevő dolgozó részére a leltárbizonylatokat biztosítja,

• a leltárfelvétel után ellenőrzi a leltár helyességét és a bizonylatok formailag helyes kitöltését.

8. Leltári szám

A leltározás során ellenőrizni kell a leltári számot a fellelt eszközökön (amennyiben arra leltári számot ésszerű rögzíteni), hiányuk esetén azokat pótolni kell. Az azonos rendeltetésű, de különálló tárgyi eszközök tartozékainak egységes leltárszámon kell szerepelni.

9. A leltározás alaki követelményei

A leltárfelvétel megkezdésekor leltári jegyzőkönyvet kell felvenni. A leltári jegyzőkönyvet a leltárfelvételben résztvevők a leltározásnál betöltött funkciójuk feltüntetésével írják alá

A leltározás során az előkészített eszközöket, (készleteket) azok tulajdonságainak megfelelő módon számba kell venni és a ténylegesen fellelt mennyiségeket a leltárfelvételi bizonylatokra (jegyzőkönyvek) fel kell vezetni.

A leltár mennyiségi felvétele után a ténylegesen fellelt eszközöket, össze kell vetni az analitikus nyilvántartásban szereplő tételekkel. Ennek eredményeként kell kimutatni az esetlegesen meglévő eltéréseket (hiányokat, többleteket).

10. A különféle javak leltározásának módja

Az Egyesület ingatlantulajdonnal nem rendelkezik. Amikor ingatlantulajdonnal rendelkezik az Egyesület, akkor az ingatlan egyértelműen beazonosítható legyen cím/helyrajzi szám alapján kerül a leltári nyilvántartásba.) Az Egyesület által bérelt, illetve használt ingatlanokban a leltározást a következőképpen kell elvégezni: a leltározást végzők az ingatlan valamennyi helyiségén végighaladnak, és a talált eszközök adatait a „leltárfelvételi ív és összesítő” nyomtatványt értelemszerűen töltik ki tintával. Számítógépekről az „Asztali és hordozható számítógépek részletezése” nyomtatványt kell kitölteni.

A Szervezet járműtulajdonnal nem rendelkezik. (Amennyiben rendelkezik, úgy egyértelműen beazonosítva a járművet és esetlegesen a hozzá tartozó kiegészítőket is felveszi a leltárba.)

A beruházások leltározáskor az alábbi csoportokba sorolhatók:

  • immateriális javak;
  • ingatlanokon végzett beruházások;
  • irodatechnikai eszközök;
  • egyéb rendeltetésű eszközök.

folyamatban lévő beruházások tényleges állományát a főkönyvi adatok egyeztetésével szükséges leltározni. A beruházások leltározása és egyeztetése során meg kell győződni arról is, hogy a folyamatosan beszerzett tartozékok és más jellegű tárgyak hiánytalanul megvannak-e.

Idegen helyen tárolt vagy személyes használatra kiadott eszközök leltározásakor leltározási körzetenként nyilvántartást kell vezetni az átvételi bizonylatok alapján és a nyilvántartás szerinti mennyiségben kell felvenni az eszközöket.

A “0” számlaosztályban nyilvántartott eszközök (0 értékig leírt tárgyi eszközök) leltárát ugyanúgy el kell végezni, mint az értéken nyilvántartott eszközökét!

A bélyegzők leltározása úgy történik, hogy a „leltárfelvételi íven” minden bélyegző lenyomatát külön sorban kell szerepeltetni, megjelölve a használók személyét.

Az egyéb eszközöket és forrásokat az analitikus nyilvántartásokkal is szükséges egyeztetni.

11. Leltárkiértékelés

A fellelt eszközök (többletek) értékét a leltárfelvételt végző személy állapítja meg.

A leltárfelvétel befejezését követően a leltározás adatait egyeztetni kell a könyvviteli nyilvántartásokkal és a jegyzőkönyvileg megállapított különbözetek okát ki kell vizsgálni. Amennyiben a leltárhiány oka ismert (természeti csapás, rongálás stb.) a nyilvántartásokat a megállapított értékekre kell helyesbíteni.

A leltározás adatait a könyvviteli nyilvántartásokkal a leltárfelvétel időpontjától számított 30 napon belül kell egyeztetni és a jegyzőkönyvileg megállapított különbözetek (hiányok) okát az egyeztetéstől számított 30 napon belül kivizsgálás útján tisztázni kell.

Az egyeztetést a leltárfelvétellel megbízott dolgozó végzi a könyvelővel.

A leltárkülönbözeti jelentéseket a vizsgálat ténymegállapításától függően le kell zárni

– felelősségre vonás nélkül vagy

– konkrét személy felelősségre vonási javaslattal.

A javaslatot minden esetben indokolni kell.

Kártérítési kötelezettség esetén a javaslatnak az összegszerűséget is tartalmaznia kell.

A fellelt többletek esetén meg kell vizsgálni annak eredetét, és amennyiben nincs semmi gátló tényező, a többletet az analitikus nyilvántartásba kell felvenni, piaci értéken kell értékelni.

Leltárhiány esetén a felelős személyt anyagilag felelősségre kell vonni, a hatályos jogszabályi rendelkezések szerint, valamint a munkaszerződésben foglaltak alapján.

A kártérítési jogkör gyakorlója az Elnök, aki a kártérítés mértékéről a fenti javaslat figyelembevétel dönt. A kártérítésről az érintett személyt a leltárfelvétel befejezését követő 60 napon belül kell határozatban értesíteni.

A leltározás lezárásakor intézkedni kell a leltárkülönbözetet előidéző okok megszüntetéséről.

12. Értékelési szabályok

Az értékelésnél a Számviteli Politikában meghatározott irányelvek szerint kell eljárni, az alábbiak figyelembevételével:

Az immateriális javak értéke a vételi számla, kalkulációs anyagban megtalálható, vagy szerződés szerinti érték. A használatba vett szoftvertermékeket az egyedi, az elhasználódásnak megfelelő, könyv szerinti értéken kell értékelni. A vásárolt szellemi termékeket beszerzési áron kell értékelni.

Tárgyi eszközök a könyvekben bruttó értéken szerepelnek, csökkentve az értékcsökkenési leírás összegével. A bruttó érték: a megnyitásakor már meglévő tárgyi eszközöknél főkönyvi számlák nyitóegyenlegében szereplő érték. A tárgyévben beszerzett vagy létesített tárgyi eszközöknél a beruházási költségek aktivált összege.

A készletek értékelésénél (amennyiben arról analitikus nyilvántartást vezetnek) a mérlegelt átlagárat kell szerepeltetni.

Befektetett pénzügyi eszközöknél az értékpapírpiacon bekövetkező tartós változások befolyásolhatják ezeknek a befektetéseknek az értékét. Csak a 12 hónapot meghaladó értékvesztés szerepeltethető a könyvekben!

Az Egyesület kezelésébe adott vagyon címén – hacsak egyéb jogszabály elő nem írja – a mérlegben az eszközök között értékkel nem szabad szerepeltetni a következőket:

a) a más vállalkozótól kölcsönvett eszközöket;

b) az egyedileg 200.000,- Ft beszerzési érték alatti fogyóeszközöket, ha ezt az Egyesület a használatba vételkor teljes összegében költségként elszámolta;

c) a behajthatatlan követeléseket. A behajthatatlan követeléseket legkésőbb az évzáró mérleg elkészítése előtt – az anyagi felelősségre érvényes jogszabályokban előírtak megtartása mellett – az eredmény terhére le kell írni;

d) adományként kapott eszközöket.

Kelt: (helység, dátum)

Egyesület elnöke

Záradék:

A Leltározási Szabályzatot a  Egyesület határozatával elfogadta.

Dátum: 2021. december 18.

Egyesület elnöke       

1. sz. melléklet

LELTÁR JEGYZŐKÖNYV

Készült: 

Leltárfelvétel kezdete: 20………..év ………………………….hónap ………………nap.

Leltárfelvétel befejezése: 20………..év ………………………….hónap ………………nap.

Jelen vannak:

Leltárfelvétel módja: tényleges mennyiségi felvétellel / számlálással / méréssel

A leltározás során tett észrevételek: ___________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

A leltározásnál résztvevő leltározó személyek, valamint az anyagilag felelős munkatárs(ak) kijelentik, hogy az eszközök felvétele a valóságos és tényleges helyzetnek megfelelően történt. A felleltározott eszközöket használatra átveszik.

………………………………………………………….             . …………………………………………………………..

             anyagilag felelős munkatárs                                 leltározást végző munkatárs

…………………………………………………………..

leltárellenőr

2. sz. melléklet

LELTÁRFELVÉTELI ÍV ÉS ÖSSZESÍTŐ

Civil  szervezet megnevezése:

Cím: ……………………………………………

Emelet: ……………………………………………… Helyiség száma: ………………………………

Leltár fordulónap: ……………….. Leltár felvétel időpontja: ………………..

OLDALSZÁM: ……..

Sor számA leltározott eszközTény- legesKönyv sz.Leltár különbözetMegjegy-zés
Nyt. számMegnevezés, típusGyártási számmennyiségtöbblethiány
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
. ………………………………………. ………………………………………  ……………………………………….
a leltározási egység felelős vezetőjefelvételért felelősök aláírásaleltárellenőr

3. sz. melléklet

ASZTALI ÉS HORDOZHATÓ SZÁMÍTÓGÉP

KONFIGURÁCIÓK RÉSZLETEZÉSE

Civil szervezet megnevezése:

Cím: ……………………………………………

Emelet: ……………………………………………… Helyiség száma: ………………………………

Leltár felvétel időpontja: …………………….. Oldalszám: ………..

Sorszám

Megnevezés

Típus

Processzor

MONITOR

Bill.

Egér

Egyéb

Asztali számítógép konfiguráció

Sorszám

Megnevezés

Típus

Processzor

Memória

Egyéb

HORDOZHATÓ SZÁMÍTÓGÉP KONFIGURÁCIÓ

Sorszám

Megnevezés

Típus

Részletezés

Megjegyzés

SZÁMÍTÓGÉP KÜLÖNÁLLÓ, BEÉPÍTHETŐ ALKATRÉSZEK

  ……………………………………….  ……………………………………….. ………………………………………
a leltározási egység felelős vezetőjefelvételért felelősök aláírásaleltárellenőr

4. sz. melléklet

SELEJTEZÉSRE JAVASOLT ESZKÖZÖK

Civil szervezet megnevezése:

Cím: ……………………………………………

Leltár felvétel időpontja: …………………….. Oldalszám: ………..

megnevezés

egy.

számleltári sz.

mennyiség

Hasznosíthatóság

Megjegyzés

Sorszám

Selejtezni kívánt eszköz

Eszköz pontos helye

Selejtezés oka

  ……………………………………….  ……………………………………….. ………………………………………
a leltározási egység felelős vezetőjefelvételért felelősök aláírásaleltárellenőr

5. sz. melléklet

MEGBÍZÓLEVÉL

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ dolgozókat megbízom,

hogy a 20___.___. ___. fordulónapi leltározásban

mint az ___.,  ___, ___. számú  leltározási bizottság  tagja, vegyen részt.

A leltározási munkákat a leltározási utasítás és a leltározási ütemterv szerint kötelező elvégezni.

A leltározás kezdetének időpontja: 20___.___. ___.

A leltározás befejezésének időpontja: 20___.___. ___.

Kelt: 20___.___. ___.

                                                                                                    …………………………………..

                                                                                                                       elnök

6. sz. melléklet                                                                                                                         

Leltározási ütemterv

20…. évre

A leltározás a szervezet kezelésében lévő valamennyi vagyontárgyra kiterjed.

A leltározást 20… év…………………hó………napján kell megkezdeni és 20…… év ………………hó……….napján kell befejezni.

A leltározás helyszíne: ………………………………………………………………………………………………

A leltározást a következő időpontban kell elvégezni a következő személyek közreműködésével.

A leltározást végző neve és beosztása………………………………………………………………………….

A leltárellenőr neve és beosztása…………………………………………………………………………………

A leltár kiértékelésének határideje 20………év………………………..hó………….nap.

A leltározási jegyzőkönyv elkészítésének határideje 20………év………………………..hó………….nap.

Kelt: …………………………………………………………

Készítette:                                                                   Az ütemtervet összeállította:

            …………………………………………………..                ……………………………………………………..

                      (leltárkezelő/leltárfelelős)                                      Egyesület képviselője

                                                                              Ellenőrizte:

                                                                                       ……………………………………………………..

                                                                                                              leltárellenőr