ADRIA INTERKULTURÁLIS EGYESÜLET
LELTÁROZÁSI SZABÁLYZAT
Általános rendelkezések
- Az ADRIA INTERKULTURÁLIS EGYESÜLET (a továbbiakban: Egyesület) vagyonának, valamint annak változása meghatározása, a könyvvezetés adatainak alátámasztása érdekében minden évben leltár felvételt kell tartani, december 31-i leltár fordulónappal.
- A leltár a mindenkori mérleg és beszámoló alapja, a beszámolónak pedig tartalmaznia kell a tárgyévi gazdasági események eredményét, a kezelésben és használatban tartott vagyontárgyakat, a pénzügyi követeléseket, és tartozásokat.
- A leltározás végrehajtója a leltározási ütemtervben megjelölt személy. A leltározási ütemterv elkészítéséért az Elnök a felelős.
- A leltározási ütemtervet tárgyév december 31. napjáig kell elkészíteni, melynek tartalmazni a kell a leltározás időpontját, helyszínét, a leltározást végző és a leltárellenőr nevét és a leltározási jegyzőkönyv elkészítésének határidejét.
- Az Egyesület nem folytat készletgazdálkodást, így az ezzel összefüggő analitikus nyilvántartást nem vezeti. A beszerzett készleteket költségként kell elszámolni az év folyamán.
- A leltárnak a mérleg szerinti bontásban tételesen kell tartalmaznia az eszközöket mennyiségben és értékben, a forrásokat pedig értékben.
- A leltár elkészítése azt célozza, hogy a mérleg (beszámoló) valódi adatokon alapuljon, a helyes eszköz és forrásállomány megállapítható legyen, a könyvelés, illetve nyilvántartások ellenőrzése megtörténjen, a tulajdon védelme, valamint az anyagi felelősök elszámoltatása biztosítva legyen, a használaton kívüli eszközök feltárásra kerüljenek.
A leltározás végrehajtása
1. A leltározás előkészítése
- A leltározáshoz szükséges eszközök:
A leltár-előkészítő munka fontos része a leltározáshoz szükséges nyomtatványok beszerzése. A nyomtatványok biztosítása az Elnök által megbízott személy feladata.
A leltározáshoz beszerzett, előkészített nyomtatványokat szigorú számadású nyomtatványokká kell minősíteni.
2. A leltárfelvétel ideje és módja eszközcsoportonként:
Eszközcsoport | Felvétel módja | időpontja |
Immateriális javak | Egyeztetés a nyilvántartással | Bekerüléskor |
Gépek, berendezések, felszerelések | Egyeztetés a nyilvántartással | Bekerüléskor |
Kis értékű tárgyi eszközök | Egyeztetés a nyilvántartással | Bekerüléskor |
Befektetett pénzügyi eszközök | Egyeztetés | Bekerüléskor |
Dolgozóknál levő eszközök | Egyeztetés | Bekerüléskor |
Járművek és tartozékaik | Egyeztetés nyilvántartással és szerszámkönyvvel | Bekerüléskor |
Ha a leltározást bármely okból hiányosan végezték el, vagy annak adatai az ellenőrzés megállapítása szerint vitathatók, a készleteket és eszközöket részben vagy egészben újra kell leltározni.
3. A leltározás végrehajtása
A leltározás
• tényleges mennyiségi felvétellel, számlálással, méréssel,
• egyeztetéssel történhet.
4. Mennyiségi felvétel
A mennyiségi felvételt számlálással vagy méréssel
• a nyilvántartástól függetlenül, a nyilvántartással való utólagos összehasonlítással, vagy
• a nyilvántartások alapján, a felvételek alkalmával való összehasonlítással kell végrehajtani.
Mennyiségi felvétellel kell leltározni évenként
• az ingatlanokat,
• gépeket, berendezéseket, felszereléseket,
• kis értékű tárgyi eszközöket,
• dolgozóknál lévő eszközöket,
• járműveket.
5. Egyeztetés
Az egyeztetés a főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal, vagy a könyvelés helyességét igazoló okmányokkal (bankkivonat, egyeztető levelek) való összehasonlítását jelenti, ezt a könyvelés végzi.
Egyeztetéssel kell leltározni:
• a tartozásokat, illetve követeléseket, (szállítókat és vevőket folyószámla egyenlegközlő levéllel)
• a költségvetéssel kapcsolatos tartozásokat, illetve követeléseket,
• a társadalombiztosítással kapcsolatos tartozásokat,
• a dolgozók tartozásainak és követeléseinek állományát,
• a különféle egyéb elszámolások számláit,
• a befektetett eszközöket (részvény, kötvények stb.)
6. A leltárfelelős
A leltározásért felelős személy az Elnök. A leltár elkészítése az ütemtervbe megbízott személy feladata. A leltár ellenőrzése a munkaszervezeti vezető feladata.
7. A leltárfelelős feladata a leltározás során:
• a leltározás kezdése és befejezése között folyamatosan a leltározás helyszínén tartózkodik,
• a leltárfelvevő dolgozó részére a leltárbizonylatokat biztosítja,
• a leltárfelvétel után ellenőrzi a leltár helyességét és a bizonylatok formailag helyes kitöltését.
8. Leltári szám
A leltározás során ellenőrizni kell a leltári számot a fellelt eszközökön (amennyiben arra leltári számot ésszerű rögzíteni), hiányuk esetén azokat pótolni kell. Az azonos rendeltetésű, de különálló tárgyi eszközök tartozékainak egységes leltárszámon kell szerepelni.
9. A leltározás alaki követelményei
A leltárfelvétel megkezdésekor leltári jegyzőkönyvet kell felvenni. A leltári jegyzőkönyvet a leltárfelvételben résztvevők a leltározásnál betöltött funkciójuk feltüntetésével írják alá
A leltározás során az előkészített eszközöket, (készleteket) azok tulajdonságainak megfelelő módon számba kell venni és a ténylegesen fellelt mennyiségeket a leltárfelvételi bizonylatokra (jegyzőkönyvek) fel kell vezetni.
A leltár mennyiségi felvétele után a ténylegesen fellelt eszközöket, össze kell vetni az analitikus nyilvántartásban szereplő tételekkel. Ennek eredményeként kell kimutatni az esetlegesen meglévő eltéréseket (hiányokat, többleteket).
10. A különféle javak leltározásának módja
Az Egyesület ingatlantulajdonnal nem rendelkezik. Amikor ingatlantulajdonnal rendelkezik az Egyesület, akkor az ingatlan egyértelműen beazonosítható legyen cím/helyrajzi szám alapján kerül a leltári nyilvántartásba.) Az Egyesület által bérelt, illetve használt ingatlanokban a leltározást a következőképpen kell elvégezni: a leltározást végzők az ingatlan valamennyi helyiségén végighaladnak, és a talált eszközök adatait a „leltárfelvételi ív és összesítő” nyomtatványt értelemszerűen töltik ki tintával. Számítógépekről az „Asztali és hordozható számítógépek részletezése” nyomtatványt kell kitölteni.
A Szervezet járműtulajdonnal nem rendelkezik. (Amennyiben rendelkezik, úgy egyértelműen beazonosítva a járművet és esetlegesen a hozzá tartozó kiegészítőket is felveszi a leltárba.)
A beruházások leltározáskor az alábbi csoportokba sorolhatók:
- immateriális javak;
- ingatlanokon végzett beruházások;
- irodatechnikai eszközök;
- egyéb rendeltetésű eszközök.
A folyamatban lévő beruházások tényleges állományát a főkönyvi adatok egyeztetésével szükséges leltározni. A beruházások leltározása és egyeztetése során meg kell győződni arról is, hogy a folyamatosan beszerzett tartozékok és más jellegű tárgyak hiánytalanul megvannak-e.
Idegen helyen tárolt vagy személyes használatra kiadott eszközök leltározásakor leltározási körzetenként nyilvántartást kell vezetni az átvételi bizonylatok alapján és a nyilvántartás szerinti mennyiségben kell felvenni az eszközöket.
A “0” számlaosztályban nyilvántartott eszközök (0 értékig leírt tárgyi eszközök) leltárát ugyanúgy el kell végezni, mint az értéken nyilvántartott eszközökét!
A bélyegzők leltározása úgy történik, hogy a „leltárfelvételi íven” minden bélyegző lenyomatát külön sorban kell szerepeltetni, megjelölve a használók személyét.
Az egyéb eszközöket és forrásokat az analitikus nyilvántartásokkal is szükséges egyeztetni.
11. Leltárkiértékelés
A fellelt eszközök (többletek) értékét a leltárfelvételt végző személy állapítja meg.
A leltárfelvétel befejezését követően a leltározás adatait egyeztetni kell a könyvviteli nyilvántartásokkal és a jegyzőkönyvileg megállapított különbözetek okát ki kell vizsgálni. Amennyiben a leltárhiány oka ismert (természeti csapás, rongálás stb.) a nyilvántartásokat a megállapított értékekre kell helyesbíteni.
A leltározás adatait a könyvviteli nyilvántartásokkal a leltárfelvétel időpontjától számított 30 napon belül kell egyeztetni és a jegyzőkönyvileg megállapított különbözetek (hiányok) okát az egyeztetéstől számított 30 napon belül kivizsgálás útján tisztázni kell.
Az egyeztetést a leltárfelvétellel megbízott dolgozó végzi a könyvelővel.
A leltárkülönbözeti jelentéseket a vizsgálat ténymegállapításától függően le kell zárni
– felelősségre vonás nélkül vagy
– konkrét személy felelősségre vonási javaslattal.
A javaslatot minden esetben indokolni kell.
Kártérítési kötelezettség esetén a javaslatnak az összegszerűséget is tartalmaznia kell.
A fellelt többletek esetén meg kell vizsgálni annak eredetét, és amennyiben nincs semmi gátló tényező, a többletet az analitikus nyilvántartásba kell felvenni, piaci értéken kell értékelni.
Leltárhiány esetén a felelős személyt anyagilag felelősségre kell vonni, a hatályos jogszabályi rendelkezések szerint, valamint a munkaszerződésben foglaltak alapján.
A kártérítési jogkör gyakorlója az Elnök, aki a kártérítés mértékéről a fenti javaslat figyelembevétel dönt. A kártérítésről az érintett személyt a leltárfelvétel befejezését követő 60 napon belül kell határozatban értesíteni.
A leltározás lezárásakor intézkedni kell a leltárkülönbözetet előidéző okok megszüntetéséről.
12. Értékelési szabályok
Az értékelésnél a Számviteli Politikában meghatározott irányelvek szerint kell eljárni, az alábbiak figyelembevételével:
Az immateriális javak értéke a vételi számla, kalkulációs anyagban megtalálható, vagy szerződés szerinti érték. A használatba vett szoftvertermékeket az egyedi, az elhasználódásnak megfelelő, könyv szerinti értéken kell értékelni. A vásárolt szellemi termékeket beszerzési áron kell értékelni.
Tárgyi eszközök a könyvekben bruttó értéken szerepelnek, csökkentve az értékcsökkenési leírás összegével. A bruttó érték: a megnyitásakor már meglévő tárgyi eszközöknél főkönyvi számlák nyitóegyenlegében szereplő érték. A tárgyévben beszerzett vagy létesített tárgyi eszközöknél a beruházási költségek aktivált összege.
A készletek értékelésénél (amennyiben arról analitikus nyilvántartást vezetnek) a mérlegelt átlagárat kell szerepeltetni.
Befektetett pénzügyi eszközöknél az értékpapírpiacon bekövetkező tartós változások befolyásolhatják ezeknek a befektetéseknek az értékét. Csak a 12 hónapot meghaladó értékvesztés szerepeltethető a könyvekben!
Az Egyesület kezelésébe adott vagyon címén – hacsak egyéb jogszabály elő nem írja – a mérlegben az eszközök között értékkel nem szabad szerepeltetni a következőket:
a) a más vállalkozótól kölcsönvett eszközöket;
b) az egyedileg 200.000,- Ft beszerzési érték alatti fogyóeszközöket, ha ezt az Egyesület a használatba vételkor teljes összegében költségként elszámolta;
c) a behajthatatlan követeléseket. A behajthatatlan követeléseket legkésőbb az évzáró mérleg elkészítése előtt – az anyagi felelősségre érvényes jogszabályokban előírtak megtartása mellett – az eredmény terhére le kell írni;
d) adományként kapott eszközöket.
Kelt: (helység, dátum)
Egyesület elnöke
Záradék:
A Leltározási Szabályzatot a Egyesület határozatával elfogadta.
Dátum: 2021. december 18.
Egyesület elnöke
1. sz. melléklet
LELTÁR JEGYZŐKÖNYV
Készült:
Leltárfelvétel kezdete: 20………..év ………………………….hónap ………………nap.
Leltárfelvétel befejezése: 20………..év ………………………….hónap ………………nap.
Jelen vannak:
Leltárfelvétel módja: tényleges mennyiségi felvétellel / számlálással / méréssel
A leltározás során tett észrevételek: ___________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
A leltározásnál résztvevő leltározó személyek, valamint az anyagilag felelős munkatárs(ak) kijelentik, hogy az eszközök felvétele a valóságos és tényleges helyzetnek megfelelően történt. A felleltározott eszközöket használatra átveszik.
…………………………………………………………. . …………………………………………………………..
anyagilag felelős munkatárs leltározást végző munkatárs
…………………………………………………………..
leltárellenőr
2. sz. melléklet
LELTÁRFELVÉTELI ÍV ÉS ÖSSZESÍTŐ
Civil szervezet megnevezése:
Cím: ……………………………………………
Emelet: ……………………………………………… Helyiség száma: ………………………………
Leltár fordulónap: ……………….. Leltár felvétel időpontja: ………………..
OLDALSZÁM: ……..
Sor szám | A leltározott eszköz | Tény- leges | Könyv sz. | Leltár különbözet | Megjegy-zés | ||
Nyt. szám | Megnevezés, típus | Gyártási szám | mennyiség | többlet | hiány | ||
1. | |||||||
2. | |||||||
3. | |||||||
4. | |||||||
5. | |||||||
6. | |||||||
7. | |||||||
8. | |||||||
9. | |||||||
10. | |||||||
11. | |||||||
12. | |||||||
13. | |||||||
14. | |||||||
15. | |||||||
16. | |||||||
17. | |||||||
18. | |||||||
19. | |||||||
20. | |||||||
21. | |||||||
22. | |||||||
. ……………………………………… | . ……………………………………… | ………………………………………. |
a leltározási egység felelős vezetője | felvételért felelősök aláírása | leltárellenőr |
3. sz. melléklet
ASZTALI ÉS HORDOZHATÓ SZÁMÍTÓGÉP
KONFIGURÁCIÓK RÉSZLETEZÉSE
Civil szervezet megnevezése:
Cím: ……………………………………………
Emelet: ……………………………………………… Helyiség száma: ………………………………
Leltár felvétel időpontja: …………………….. Oldalszám: ………..
Sorszám
Megnevezés
Típus
Processzor
MONITOR
Bill.
Egér
Egyéb
Asztali számítógép konfiguráció
Sorszám
Megnevezés
Típus
Processzor
Memória
Egyéb
HORDOZHATÓ SZÁMÍTÓGÉP KONFIGURÁCIÓ
Sorszám
Megnevezés
Típus
Részletezés
Megjegyzés
SZÁMÍTÓGÉP KÜLÖNÁLLÓ, BEÉPÍTHETŐ ALKATRÉSZEK
………………………………………. | ………………………………………. | . ……………………………………… |
a leltározási egység felelős vezetője | felvételért felelősök aláírása | leltárellenőr |
4. sz. melléklet
SELEJTEZÉSRE JAVASOLT ESZKÖZÖK
Civil szervezet megnevezése:
Cím: ……………………………………………
Leltár felvétel időpontja: …………………….. Oldalszám: ………..
megnevezés
egy.
számleltári sz.
mennyiség
Hasznosíthatóság
Megjegyzés
Sorszám
Selejtezni kívánt eszköz
Eszköz pontos helye
Selejtezés oka
………………………………………. | ………………………………………. | . ……………………………………… |
a leltározási egység felelős vezetője | felvételért felelősök aláírása | leltárellenőr |
5. sz. melléklet
MEGBÍZÓLEVÉL
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ dolgozókat megbízom,
hogy a 20___.___. ___. fordulónapi leltározásban
mint az ___., ___, ___. számú leltározási bizottság tagja, vegyen részt.
A leltározási munkákat a leltározási utasítás és a leltározási ütemterv szerint kötelező elvégezni.
A leltározás kezdetének időpontja: 20___.___. ___.
A leltározás befejezésének időpontja: 20___.___. ___.
Kelt: 20___.___. ___.
…………………………………..
elnök
6. sz. melléklet
Leltározási ütemterv
20…. évre
A leltározás a szervezet kezelésében lévő valamennyi vagyontárgyra kiterjed.
A leltározást 20… év…………………hó………napján kell megkezdeni és 20…… év ………………hó……….napján kell befejezni.
A leltározás helyszíne: ………………………………………………………………………………………………
A leltározást a következő időpontban kell elvégezni a következő személyek közreműködésével.
A leltározást végző neve és beosztása………………………………………………………………………….
A leltárellenőr neve és beosztása…………………………………………………………………………………
A leltár kiértékelésének határideje 20………év………………………..hó………….nap.
A leltározási jegyzőkönyv elkészítésének határideje 20………év………………………..hó………….nap.
Kelt: …………………………………………………………
Készítette: Az ütemtervet összeállította:
………………………………………………….. ……………………………………………………..
(leltárkezelő/leltárfelelős) Egyesület képviselője
Ellenőrizte:
……………………………………………………..
leltárellenőr