Adószám: 19316389-1-20
PÉNZKEZELÉSI SZABÁLYZAT
ADRIA INTERKULTURÁLIS EGYESÜLET
Hollókő, 2021. december 18., frissítve: 2024.10.16.
Hatályba helyezte a civil szervezet nevében: Kronauer Éva Lilla, az egyesület elnöke
A szabályzat célja
A szabályzat célja a számvitelről szóló 2000 évi C. törvényben foglaltak betartása, illetve az ADRIA Interkulturális Egyesület vagyonának (továbbiakban: Egyesület vagyonának a védelme.
Az ADRIA Interkulturális Egyesület sajátosságai
Az ADRIA Interkulturális Egyesület elnöksége az alapszabályban elfogadott feladatokat látja el, valamint az elnöki feladatokat az egyesület elnöke egy személyben, önállóan gyakorolja.
Az ADRIA Interkulturális Egyesület a pénzkezelésselkapcsolatos feladatait és a könyveinek vezetését az arra kijelölt és megbízott egyesületi tag látja el.
A pénzkezelés legfőbb pénzügyi feladatai
Forintos és a valutás házipénztár működtetése.
Elszámolási előlegek fizetése, nyilvántartása, elszámolása.
A pénztár forgalmához szükséges készpénz időbeni biztosítása.
Pénztári számfejtés, a bevételek, kiadások bizonylatolása.
Esetlegesen előforduló bérkifizetések.
A bankszámlán történő pénzforgalommal kapcsolatos feladatok
Az ADRIA Interkulturális Egyesület(továbbiakban a „számlatulajdonos”) pénzeszközeit köteles – a készpénzben történő fizetések kivételével – a bankoknál vezetett bankszámlán tartani, pénzforgalmát lebonyolítani, s ennek érdekében bankszámlaszerződést kötni. A bankszámláról egyenlíti ki tartozásait, illetve ezekre folynak be követelései.
Bankszámláról való rendelkezésre a nyilvántartásba bejegyzett, illetőleg bejegyzésre bejelentett teljes vagy rövidített név szerinti használata, valamint – ha jogszabály eltérően nem rendelkezik, vagy a bankszámlaszerződésben a felek másképp nem állapodtak meg – képviseleti joggal felruházott személy aláírása szükséges.
Az ADRIA Interkulturális Egyesület több pénzintézettel is köthet bankszámlaszerződést.
A pénzügyi feladatokat ellátó személy a pénzmozgással járó gazdasági eseményeket – így a banki műveleteket – az ADRIA Interkulturális Egyesület analitikus nyilvántartásaiban rögzíteni. Ennek módja, hogy a banki műveletekről érkező kivonatot aláírásával igazolja. Mivel a kivonatok belső tartalma és szerkezete biztosítja a folyamatos áttekinthetőségét, ez megfelel a gazdasági esemény rögzítésével kapcsolatos törvényi és tulajdonosi elvárásoknak.
Minden pályázati projekt önálló bankszámlával rendelkezik. A bankszámlák kezelése az arra kijelölt és megbízott személy feladata.
A bankkártya használata
A bankkártyának az adott banki szabályzatnak megfelelően az Egyesület nevére, vagy az elnökség tagja(i)nevére kell szólnia, akik bankkártya fizetéses lehetőségenként használhatják fel.
E-bank és egyéb fizetési módok használata
Az Egyesület e-bankot is használhat, úgy, mint Paypal, vagy más hasonló e-bank.
Pénzintézeti fizetési módok
Ha jogszabály a pénztartozás kiegyenlítésének módját (a továbbiakban: fizetési mód) kötelezően nem írja elő, a felek a fizetési módban szabadon állapodhatnak meg.
Pénzintézeti elszámolások fizetési módjai a következők:
- átutalás
- beszedési megbízás (inkasszó
- bankkártya
Ha a számlatulajdonosok a bankszámlák közötti fizetés módjában nem állapodtak meg, a fizetést átutalással kell teljesíteni.
Ha a bankszámlán levő pénzügyi fedezet valamennyi esedékes rendelkezés teljesítését nem teszi lehetővé, a pénzintézet – a szokásos banki gyakorlatnak megfelelően – az érkezés sorrendjét veszi figyelembe a megbízások teljesítésénél, ha a számlatulajdonos másként nem rendelkezik.
Ha a pénzintézet a számlatulajdonossal másként nem állapodik meg, a pénzügyi fedezet hiánya miatt nem teljesíthető megbízásokat – 90 nap elteltével – a benyújtó részére visszaküldi, vagy az ügyfél értesítése mellett a nyilvántartásából törli.
A bankszámlát terhelő rendelkezések teljesítése szempontjából érkezésen a megbízásnak a terhelendő bankszámlát vezető pénzintézethez érkezését kell érteni.
A számlatulajdonosnak a pénzforgalmi megbízást – ha a pénzintézettel eltérően nem állapodott meg – az erre a célra rendszeresített formanyomtatványokon kell megadnia. Az átutalás – megállapodás alapján – történhet elektronikus úton is.
Készpénzfizetés és készpénzfelvétel
A készpénzfizetés teljesíthető:
- készpénz átadásával,
- az összegnek a jogosult bankszámlájára teljesített készpénz-befizetéssel,
- az összegnek belföldi postautalvánnyal vagy pénzátutalási megbízással a jogosult részére való továbbításával,
- az összegnek a jogosult részére kifizetési utalvánnyal történő kiutalásával,
- az összegnek készpénzfelvételi utalvány útján történő kifizetésével,
- postai küldemény utánvételezésével.
A készpénzfizetés az arra kijelölt és megbízott személy feladata.
Készpénzfelvétel a bankszámláról:
Készpénzfelvételre az adott banknál bejelentett elnökségi tag(ok), illetve az arra felhatalmazott személy jogosult.
A házipénztár működési szabályzata
Mint ahogyan azt e szabályzat 2. pontjában is rögzítettük, az arra kijelölt és megbízott személy az elnökség jóváhagyásával látja el a pénzkezeléssel kapcsolatos feladatokat, így ők a pénzkezelők.
A pénzkezelő az úgynevezett „házipénztárban” köteles kezelni a bankból készpénzfizetés céljára felvett, a készpénzben befizetett, illetve a készpénzben kifizetett, vagy bankszámlára befizetett összegeket.
A házipénztárban készpénzen kívül más értéket, értéktárgyat nem szabad tartani, kezelni és nyilvántartani.
A pénzkezelő köteles a forgalmának lebonyolítására, a pénzmegőrzésre és tárolásra alkalmas helyet/önálló helyiséget biztosítani, ahol eleget lehet tenni a szükséges és észszerű vagyonvédelmi óvintézkedéseknek, így legalább pénzkazettáról gondoskodni zárható szekrényben.
A pénzkezelő teljes és egyetemleges felelőséggel tartozik a házipénztárban lévő pénzeszközök meglétéért.
Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Megbízott részére történő rendszeres kifizetéseknél visszavonásig érvényes meghatalmazás is adható.
Nem fogadható el és nem tárolható olyan bankjegy vagy érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy az nem a forgalomban természetes kopás következtében vesztett súlyából vagy sérült meg. Ha a pénzkezelő a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisnak látszó bankjegyet, ill. érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el, a bankjegyet vagy érmét vissza kell tartania. A befizetőt jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell hallgatni arra vonatkozóan, hogy hol, kitől és mikor kapta a hamisítványt, majd arról haladéktalanul értesíteni kell az illetékes hatóságokat (MNB, BM).
A házipénztárba bevenni, illetve abból kivenni pénzt csak a pénzmozgás jogosságát és gazdasági megalapozottságát hitelt érdemlő bizonylattal lehet.
A bizonylat lehet: nyomtatványbolti tömb/géppel készített bizonylat.
A házipénztárban a készpénz állomány nem haladhatja meg a napi 500.000.- Ft, azaz ötszázezer forintot. Ettől eltérni csak indokolt esetben lehet, például nagy értékű eszköz készpénzben történő kiegyenlítése esetén.
A jogosságot, illetve megalapozottságot az utalványozásra jogosult a bizonylatnak a saját kézírásával történő úgynevezett „utalványozásával” igazolja. Az aláírás a bizonylat utalványozó sorának aláírásával történik. (Ez az aláírás későbbi egyszerűbb fellelhetősége miatt kerül meghatározásra.)
Az utalványozás felelősséget jelent:
- az utalványozás indokoltságáért,
- az utalványozott anyag vagy eszköz mennyiségének, illetve a forint összegének szükségességéért,
- az utalványozott bizonylat szabályos kitöltéséért.
- Az utalványozott összeg rendelkezésre állásáért.
Az ADRIA Interkulturális Egyesületnél utalványozási joga kizárólag az Elnökség jóváhagyásával a megbízott pénzügyi feladatokat ellátó személynek van, az másra át nem ruházható. Tartós távollét vagy összeférhetetlenség esetén az utalványozási jogkör az Elnökség kijelölt tagjának adandó át.
Pénztári nyilvántartás vezetése
A pénzkezeléssel megbízott személyeknek minden pénztári befizetést és kifizetést a felmerülésük sorrendjében nyilvántartásba kell feljegyezni.
A pénztári nyilvántartás alapbizonylatai bevételezés esetén:
- Banki készpénzfelvételt igazoló átvételi elismervény,
- Egyéb pénzátvételi elismervény,
- Vevőszámla készpénzes kiegyenlítése esetén az arról a vevőnek adott nyugta második példánya,
- Egyéb bizonylat.
A pénztári nyilvántartás alapbizonylatai a kiadások esetén:
- Készpénzfizetési számlák,
- Készpénzkiadást igazoló egyéb bizonylatok pl. kapott nyugták,
- Bankszámlára történő befizetés esetén a banki igazolás,
- Egyéb bizonylat.
Az egyszerűsített könyvelés feladata a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok összevont bizonylatok alapján történő kiállítása.
A könyvelés ezen alapbizonylatok alapján történik.
A pénztárbizonylatok havi záró összegének meg kell egyezni a pénzkezelő által vezetett nyilvántartás havi végösszegével., amely megőrzendő.
A nyilvántartás és a könyvelés során keletkező esetleges eltérések egyeztetése a pénzkezelést és könyvelést ellátó személy és az Elnökség tagjának a közös feladata.
A könyvelés által vezetett pénztári nyilvántartást évente kétszer, de legalább a naptári év utolsó napjával le kell zárni. A pénztár zárlat nyomtatott vagy másolt formáját a pénzkezelőnek alá kell írnia. A könyvelés bizonylatai az elévülési időn belül megőrzendők.
Munkabér kifizetés
A munkabér kifizetése banki utalással történik.
vagy
A pénzkezelő csak a készpénzben a készpénzkifizetésekre vonatkozó előírások betartásával ténylegesen kiadható (nettó) munkabért fizetheti ki a dolgozó részére.
Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása
Pénzt elszámolásra az alábbi célokra lehet kiadni:
- anyagvásárlásra,
- szolgáltatás igénybevételére,
- vám, illeték kifizetésére,
- egyéb, nem átutalással történő kötelezettségek teljesítése.
Az elszámolásra kiadott összeg nem haladhatja meg a cél eléréséhez indokoltan szükséges mértéket.
Elszámolásra pénzt csak személyre szólóan, az Elnökség valamelyik tagjának jóváhagyásával, a pénzkezelő által aláírt bizonylat alapján lehet kifizetni, melyen az összeg rendeltetése és az elszámolás véghatárideje is fel van tüntetve.
Az elszámolásra kiadott összegekről a pénzkezelő és a könyvelés nyilvántartást vezet, amely megőrzendő
Ha az elszámolásra kötelezett a kitűzött véghatáridőig nem számol el, a pénzkezelő köteles az általa szükségesnek ítélt lépéseket megtenni.
Pénztárzárás
Apénztárzárás félévente, de legalább évente egyszer, a naptári éve utolsó naptári napjával történik.
A pénztárzárás során elvégzendő feladatok:
- a nyitó és záró egyenleg egyeztetése,
- a bankjegyek és érmék címletenkénti egyeztetése.
Pénztári eltérés esetén fel kell tárni az eltérés okát é jegyzőkönyvet kell felvenni.
Kerekítésre vonatkozó szabályok
Az 1 és 2 forintos címletű érmék bevonása következtében szükséges kerekítés szabályairól szóló 2008. évi III. törvény szerint a forintban, készpénzzel (bankjegy vagy érme átadásával) történő fizetés esetén, ha a fizetendő végösszeg nem 5 forintra vagy annak többszörösére végződik, akkor az alábbiakban meghatározott kerekítési szabály alapján kell a fizetendő összeget megállapítani és kiegyenlíteni:
- a 0,01 forinttól 2,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 0;
- a 2,50 forinttól 4,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 5;
- az 5,01 forinttól 7,49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 5;
- a 7,50 forinttól 9,99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 0; forintra végződő összegre kell kerekíteni.
Egy adott pénzmozgáshoz tartozó pénztárbizonylat kiállítása esetén a kerekítési különbözetet a pénztárbizonylaton külön soron fel kell tüntetni.
Az egyéb tételek kerekítési különbözetének elszámolása a pénztárjelentés zárásakor történik.
A kerekítési különbözetet – előjeltől függően – ÁFA alapot nem képező egyéb bevételként vagy egyéb ráfordításként kell elszámolni.