P.iva: 19316389-1-20, EU-IVA: HU19316389

Regolamento documenti contabili

ASSOCIAZIONE INTERCULTURALE ADRIATICA

Dd. Hollókő, 18 decembre 2021, aggiornato: 16.10.2024.

Attuato per conto dell’Associazione: drs. Éva Lilla Kronauer, presidente
  1. DISPOSIZIONI GENERALI

1. A B scopo e contenuto dell’ordine

La Policy sui certificati contiene norme per l’esecuzione delle seguenti attività:

  • principio documentario, disciplina documentaria,
  • il concetto di documento, il raggruppamento di documenti,
  • emettere, correggere e correggere documenti,
  • l’ordine di elaborazione dei documenti,
  • norme sui documenti soggetti a rigorosa contabilità,
  • custodia dei documenti.

2. Principio documentario, disciplina documentaria

Può essere iscritto solo sulla base di un documento debitamente rilasciato.

2.1. Il concetto di documento contabile

Ai sensi della legge sui conti, un documento contabile è qualsiasi documento emesso o preparato dall’impresa o emesso da una persona fisica o altra impresa con un rapporto d’affari o di altro tipo con l’impresa (fattura, contratto, accordo, estratto conto, certificato di istituto di credito, banca dichiarazione, disposizione di legge, altri documenti qualificabili come tali) – indipendentemente dalla sua stampa o altra modalità di produzione – che supporti la contabilizzazione dell’evento economico.

2.2. Requisiti formali e sostanziali generali per i documenti

I dati contenuti nel documento contabile devono essere formalmente e sostanzialmente autentici, attendibili e veritieri.

2.3. Raggruppamento di documenti

Documenti soggetti a rigorosa contabilità, il cui numero è essenziale per i registri e i conti.

Documenti di facile consultazione, che può essere gestito e utilizzato in una forma più informale.

2.4. La ricevuta regolare

Un documento che contiene le informazioni da registrare nei conti per una determinata operazione in modo completo e accurato, che soddisfa i requisiti formali e sostanziali generali del documento e che, in caso di errore, è stato debitamente corretto, è lecito.

3. Emissione, correzione e correzione di documenti

3.1. Emissione di documenti

Il certificato è rilasciato in modo tangibile in conformità ai requisiti sostanziali e formali loro imposti al momento dell’operazione, dell’evento o della presa o dell’esecuzione del provvedimento economico.

I dati presenti nel documento devono essere registrati in modo durevole in modo che possano essere letti fino al periodo di conservazione obbligatorio e possano essere individuate o rilevate eventuali successive variazioni che dovessero verificarsi.

3.2. Correzione di documenti

Gli errori riscontrati durante la verifica formale e sostanziale del documento devono essere corretti. Al documento possono essere apportate solo correzioni regolari.

Le correzioni per le fatture emesse manualmente devono essere apportate come segue:

  1. Quando si correggono dati inseriti in modo errato su un documento, la voce originale deve essere barrata in modo che la voce originale (numero o testo) rimanga leggibile. I dati corretti devono essere scritti sopra il numero o il testo barrato.
  2. L’inserimento errato deve essere corretto su tutte le copie del documento.
  3. La persona che esegue la riparazione deve certificare l’avvenuta riparazione con la sua data e firma.
  4. Durante la riparazione, i dati non possono essere dipinti, incollati o cancellati.
  5. In caso di fattura macchina, è necessario rettificare la fattura o emettere una ricevuta soggetta a fattura. Il contenuto minimo dei dati dei documenti coperti dalla fattura è stabilito nella legge CXXVII del 2007 sull’imposta sul valore aggiunto. contenuto nell’articolo 170 della legge.

Gli incassi non devono essere corretti.

Una copia danneggiata di un modulo di ricevuta numerato non deve essere distrutta e deve essere conservata barrandola.

I documenti ricevuti da enti esterni non devono essere corretti.

Un documento ricevuto in modo errato deve essere restituito all’emittente per la riparazione o il documento deve essere richiesto per essere corretto.

4. Ordine di elaborazione dei documenti

4.1. Requisiti generali

Prima dell’elaborazione deve essere verificata la correttezza numerica e sostanziale del documento. I documenti formalmente, sostanzialmente verificati e accettati devono essere registrati nei conti in ordine cronologico.

Le ricevute da affiggere devono essere certificate. Il voucher deve figurare sul documento originale o essere oggetto di un ordine scritto separato.

4.2. Verifica dei documenti

I documenti contabili devono essere verificati formalmente, sostanzialmente e numericamente prima della loro iscrizione nei libri.

4.2.1. Verifica formale dei documenti

Durante la verifica formale dei documenti devono essere esaminati:

  • se i documenti sono stati completati per intero e contengono tutti i dati,
  • se sono allegati i necessari allegati,
  • se l’evento economico è stato certificato sul modulo di ricevuta richiesto,
  • se sul documento sono presenti la firma dell’emittente, del validatore e del voucher, nonché delle persone coinvolte nell’evento economico,
  • se il modulo di ricevuta è stato utilizzato per numero di serie (per i moduli rigorosamente numerati),
  • se il certificato è stato emesso correttamente e se le riparazioni sono in ordine.

4.2.2. Verifica numerica dei documenti

Durante la verifica numerica dei documenti è necessario assicurarsi che non si siano verificati errori, che i dati quantitativi e di valore e le operazioni di calcolo siano stati registrati correttamente.

4.2.3. Verifica del contenuto dei documenti

Nel controllo del contenuto dei documenti devono essere esaminate la necessità e la giustificazione dell’evento economico, la correttezza dei prezzi applicati e l’osservanza delle norme di legge in materia.

4.3. Procedura per la registrazione dei documenti nei libri

I dati sugli incassi per eventi devono essere registrati nei conti contabili durante la chiusura trimestrale dei conti.

5. Regole per la gestione dei moduli strettamente responsabili

5.1. Moduli rigorosamente numerati

I documenti (incluse fatture e ricevute) relativi alla gestione del contante e ad eventi economici specificati da altre normative sono soggetti a rigorosi requisiti contabili.

5.2. Registro delle forme strettamente responsabili

Le registrazioni devono essere conservate di ogni tipo.

È necessario tenere un registro dei documenti e dei moduli soggetti a una rigorosa contabilità, che ne garantisca la responsabilità.

5.3. Conservazione di forme strettamente responsabili

Quando si archiviano i documenti, la considerazione principale è garantire una conservazione completa e senza danni e la possibilità di recuperarli rapidamente. Una ricevuta del luogo di deposito può essere rimossa solo contro una ricevuta.

6. Conservazione dei documenti

Il documento contabile a supporto della contabilità, direttamente e indirettamente, deve essere conservato in forma leggibile per almeno 8 anni, in assenza di qualsiasi altro sistema documentale, secondo il riferimento alle scritture contabili (comprese le copie danneggiate dei documenti contabili documenti). Una modifica organizzativa entro il periodo di conservazione (inclusa la cessazione senza successore) non prevale su questo obbligo, pertanto è necessario prendere accordi per conservare i record durante l’attuazione della modifica organizzativa.

Articolo 169, paragrafi 5 e 6, della legge C del 2000 sulla conservazione dei documenti rilasciati in formato elettronico e decreto 1/2018 sulla disciplina dell’archiviazione digitale. (VI. 29.) Si applicano i requisiti del regolamento ITM.