ASSOCIAZIONE INTERCULTURALE ADRIA
8960 Lenti Harangláb út 36., Ungheria
REGOLE DI GESTIONE DEL DOCUMENTUM
Periodo di validità:
Data: Hollókő, 18 decembre 2021., aggiornato: 16.10.2024.
Attuato per conto della ONG: drs. Éva Lilla Kronauer, presidente
Scopo del regolamento
Lo scopo dell’emanazione del Regolamento di gestione dei record è: Associazione Interculturale ADRIA (di seguito ‘l’Associazione’) sviluppare un sistema pratico per la gestione dei documenti creati e ricevuti, ciò serve alla soluzione efficiente e veloce dei compiti dell’Associazione, nonché al controllo efficiente della circolazione dei documenti.
Legge applicabile
- CLV del 2009 sulla protezione delle informazioni classificate. Act (di seguito: Mavtv.)
·Legge CXII del 2011 sul diritto all’informazione, l’autodeterminazione e la libertà di informazione. legge
·1995 LXVI. Legge sui documenti pubblici, sugli archivi pubblici e sulla protezione degli archivi privati (di seguito Legge sugli archivi)
·Legge C del 2000 sulla contabilità
·CXLIII del 2015 sugli appalti pubblici. legge
Tenuto conto delle disposizioni della legge sugli archivi, l’Associazione L’Assemblea Generale ha definito la procedura di tenuta dei registri come segue:
- Disposizioni generali
1. Irato
In relazione al funzionamento dell’Associazione, il materiale delle domande, la corrispondenza dell’ufficio, i verbali delle assemblee, la copia cartacea della corrispondenza elettronica, la fattura pagabile tramite bonifico bancario, nonché il registro e l’indice annuale devono essere trattati come documenti. Non ha bisogno di essere registrato, ma deve essere registrato e gestito secondo le modalità specificate in una legge o regolamento separato- documenti contabili e finanziari (ad eccezione delle cambiali pagabili tramite bonifico bancario) e di non registrare o comunque registrare bollettini, quotidiani, riviste, libri, pubblicazioni pubblicitarie e di propaganda.
2. Dati classificati
Il contenuto dei dati e il testo degli invii ricevuti dall’Associazione con il contrassegno “Top Secret” o “Secret” sono consultabili sul Mavtv. devono essere trattati e registrati in conformità con
3. Spedizione
Si riceve per consegna e posta, o dall’Associazione i documenti inviati dalla Commissione e il materiale da non trattare come documento sono trattati come una spedizione
4. Numero di registrazione
L’Associazione fornirà i documenti ricevuti per consegna e posta, nonché i documenti, le decisioni, i verbali e i materiali di gara inviati dall’Associazione con un numero di registrazione univoco nella seguente forma: AAAA / NNNN / X, dove Y = anno, N = numerazione continua che inizia con 0001 , X = altro documento appartenente al dossier di base già esistente, che inizia con "A" per l’ordine alfabetico non accentato e di un carattere appropriatamente. L’Associazione non registra la corrispondenza elettronica, ma salva e conserva gli account di posta elettronica nel rispetto delle norme sull’archiviazione.
5. Collegamento file
Un documento (prescrizione) già ricevuto dalla stessa organizzazione o persona sullo stesso argomento è precedente Oltre al numero di registrazione nell’ordine di arrivo, deve essere inserito anche il numero di registrazione prescritto / X (vedi punto 4) come riferimento e riferimento al luogo di deposito.
GESTIONE DEI FILE
1. Gestione dei record
La gestione regolare e completa degli atti dell’Associazione è la persona designata e autorizzata a farlo rientra nel suo mandato.
2. Ricezione dei documenti
I documenti ricevuti in contrassegno devono essere presi in carico dalla persona a ciò preposta e autorizzata, membro dell’organizzazione; questo vale per posta in uscita , altri articoli per la registrazione e l’inoltro per posta o consegna, a ricevuto con certificazione per ricevere documenti, a arrivato per errore inoltrare senza indugio la spedizione al destinatario o al mittente, nonché svolgere il compito di amministratore delle lettere ricevute (e-mail).
3. Archiviazione e registro
Verrà tenuto un registro delle pratiche, aperto annualmente e chiuso alla fine dell’anno, indicando in copertina il nome dell’Associazione e l’anno di iscrizione, nonché il numero di iscrizione di apertura e chiusura. Il fascicolo deve essere conservato articolo per articolo e la data di ricezione o spedizione, il numero di registrazione, il nome dell’organismo o della persona di invio, l’oggetto del file, il termine da rispettare in caso di futures, il nome del deve essere indicato l’amministratore e il numero dell’articolo di archivio. Le spedizioni in entrata non registrate devono essere inoltrate agli interessati con l’indicazione della data. Il registro è redatto in forma elettronica, di cui viene depositata una copia cartacea alla fine di ogni anno.
4. Conservazione
I documenti dell’anno in corso sono raccolti dalla persona incaricata e incaricata di questo compito, e un membro dell’organizzazione assicura e assicura la conservazione sicura.
I file archivistici possono essere rilasciati solo con avviso di ricevimento, fermo restando un termine per la restituzione. n. 5 allegato Basato su.
Il foglio sostitutivo deve essere redatto in duplice copia. n. 1 copia sarà sostituita da un documento preso in prestito. copia spetta al destinatario del documento preso in prestito, sul quale, all’atto della ricezione, l’incaricato dell’archiviazione attesta con data e firma l’avvenuta restituzione.
Il modulo di sostituzione deve recare un numero di serie che inizia con 1 all’anno e deve essere archiviato separatamente in un file ogni anno.
5. Notifica di atti
Il trasferimento di un documento registrato, depositato avviene solitamente in occasione di un cambiamento organizzativo o personale, che deve essere registrato nel n. 4 allegato Basato su
Deve essere conservato un elenco d’archivio degli elementi che non possono essere rottamati e che sono scaduti secondo il piano di archiviazione. L’oggetto del fascicolo, il numero di registrazione e l’anno di conservazione con il numero di articolo archivistico devono essere indicati nell’elenco archivistico per anno.
Nel verbale devono essere indicati l’organismo ricevente e trasferente, la data del trasferimento, i documenti trasferiti separatamente per grado, l’oggetto delle pratiche, il numero di registrazione, la quantità (numero dei contenitori), il numero delle pratiche e degli indici appartenenti ai documenti.
6. Smaltimento
Decorsi i periodi di conservazione indicati nel piano di archiviazione, fatta eccezione per i documenti indisponibili, viene redatto un verbale sullo smaltimento e la distruzione. Il verbale di demolizione è redatto in conformità ai requisiti sostanziali del verbale di trasferimento numero 3 allegato Basato su
- PIANO ARCHIVIO
Il piano degli archivi è predisposto dall’Associazione dei tipi di atti dell’Associazione, specificando il periodo di conservazione degli atti. Il periodo di conservazione degli atti deve essere indicato al momento del deposito con il numero di articolo del piano archivistico. Il piano archivistico dell’Associazione è n. 1 allegato incluso.
- COMPITI DI GESTIONE DELLA REGISTRAZIONE
1. Amministrazione
L’associazione Le seguenti attività sono incluse nell’ambito della gestione dei record:
(a) la ricezione degli articoli consegnati e ricevuti per posta;
(b) garantire il trattamento separato dei documenti classificati;
(c) inoltro di partite errate;
d) deposito di pratiche (domanda, lettera, e-mail, ecc.), marcatura con il numero di registrazione, iscrizione nel registro (indice);
e) gestione archivistica e conservazione dei fascicoli;
f) registrazione ed elaborazione dei trasferimenti di documenti;
g) attuazione della demolizione.
2. Supervisione
La supervisione dell’esecuzione dei compiti di gestione dei documenti (registrazione, conservazione, trasferimento, smaltimento) indicati ai sensi del presente regolamento dall’Associazione è la persona nominata e incaricata dall’Associazione per tale compito. forniture.
3. Smaltimento, distruzione
Un’organizzazione non governativa non è un’organizzazione che svolge un compito pubblico, quindi un ambiente normativo separato per la demolizione non è definito dalla legge.
Tuttavia, i requisiti di protezione dei dati (sicurezza delle informazioni) devono essere presi in considerazione da tutti. Se un file che contiene dati personali viene a conoscenza durante la distruzione impropria, la responsabilità ricade sull’originatore del record, a meno che non possa dimostrare di aver trasferito il diritto di gestire e conservare il record a un altro organismo o persona prima che si verificasse l’incidente dei dati. (Es. verbale di consegna di documenti a un’impresa di distruzione, ecc.)
Negli archivi dell’Organizzazione non governativa, al termine del periodo di conservazione previsto dal piano archivistico, gli atti sono disposti secondo procedura ordinaria, con contestuale comunicazione agli archivi pubblici competenti.
Lo smaltimento dovrebbe essere effettuato ogni 5 anni per i corpi più piccoli.
Lo smaltimento dell’atto deve essere effettuato secondo il piano archivistico in vigore al momento della creazione dell’atto (salvo la normativa di riferimento).
L’eliminazione degli atti può essere effettuata sulla base di una proposta di una commissione di squalifica di almeno 3 membri nominati dal capo dell’organizzazione non governativa responsabile della gestione degli atti.
Il verbale di demolizione firmato dai membri del comitato di demolizione e impresso con il timbro dell’organizzazione non governativa sarà redatto in 2 copie, che saranno trasmesse agli archivi della contea di Nógrád dei competenti archivi nazionali ungheresi per l’approvazione della demolizione.
L’allegato al protocollo di rottamazione è un elenco di record a livello di articolo che elenca il numero di articolo, l’oggetto e l’anno dei documenti demoliti.
Gli archivi autorizzano la distruzione dei documenti, dopo le necessarie verifiche, con clausola scritta sulla copia restituita del verbale di demolizione. Dalle registrazioni designate per lo smaltimento, gli archivi possono conservare registrazioni o determinati elementi d’archivio per il trasferimento archivistico o per scopi di campionamento.
Il fatto e la data della cessione devono essere inseriti nelle apposite caselle sia negli atti di archivio che in quelli di archiviazione.
Il capo dell’organizzazione non governativa garantisce la distruzione del documento, tenendo conto delle norme in materia di protezione e sicurezza dei dati. I documenti eliminati devono essere distrutti mediante schiacciamento o altri metodi a seconda del materiale del documento in modo tale che il loro contenuto non possa essere successivamente identificato o recuperato.
In caso di smaltimento di documenti archiviati su supporto informatico e documenti informatici, la procedura è la stessa sopra descritta.
Nel caso di gestione elettronica dei documenti, i metadati delle registrazioni nel database vengono cancellati senza cancellazione fisica, con l’indicazione della cancellazione. Dopo lo smaltimento, i documenti elettronici devono essere distrutti e cancellati dal file di dati in modo tale da non poter essere recuperati.
I documenti elettronici archiviati su supporti elettronici devono essere demoliti e distrutti mediante cancellazione fisica in conformità con le regole generali. I metadati associati (dati di registrazione) devono essere archiviati come "scartati".
Se l’organizzazione non governativa in fase di scioglimento disponeva di un registro separato, il trasferimento definitivo deve essere iscritto nel registro, il registro deve essere chiuso e le registrazioni delle cause pendenti trasferite devono essere iscritte nel registro dell’unità organizzativa ricevente, indicando il precedente numero di registrazione e identificativo del registro.
In caso di scioglimento di un’organizzazione non governativa, il 2011 CLXXV. legge si applicano i regolamenti.
4. Archiviazione
I documenti da consegnare all’archivio devono essere consegnati integralmente, sigillati, insieme ai sussidi amministrativi, integri, in scatole prive di acidi a spese del cedente, accompagnati da un protocollo di consegna e da un elenco degli elementi secondo all’unità di stoccaggio annessa (scatola, volume, ecc.). È necessario conservare un elenco separato a livello di articolo dei file sequestrati. L’elenco dei trasferimenti e l’elenco dei fascicoli sequestrati devono essere trasmessi anche per via telematica in un formato concordato con gli archivi.
Le registrazioni elettroniche, in un formato specificato, sono presentate agli archivi insieme ai manuali elettronici che garantiscono la gestione archivistica delle registrazioni (leggibilità, reperimento, smaltimento archivistico, elaborazione archivistica, rilascio di copie, ecc.).
I documenti conservati ancora necessari dal punto di vista amministrativo saranno trattati separatamente negli archivi. Dei documenti conservati è tenuto un elenco, di cui copia è trasmessa agli archivi.
Della consegna stessa deve essere redatto un verbale, al quale sarà allegato l’elenco dei passaggi. Tale verbale deve registrare il fatto della notificazione. Gli archivi sono responsabili solo dei record ricevuti al livello al quale sono stati ricevuti.
Gli archivi possono rifiutarsi di subentrare se l’ulteriore conservazione dei documenti non può essere assicurata a causa delle loro condizioni fisiche (umidi, ammuffiti, infetti da funghi).
5. Trasferimento di responsabilità
In caso di disposizioni relative al trasferimento di responsabilità, gli attori del processo di gestione dei record (gestore dell’organizzazione non governativa, amministratore, record manager) devono essere contabilizzati voce per voce sulla base delle registrazioni in caso di cessazione, riorganizzazione e cambiamento personale. Un rapporto di consegna deve essere redatto sull’esito della transazione a Allegato 4 Basato su.
Il presente regolamento è pubblicato dall’Associazione…. anno, ……. all’unanimità.
DISPOSIZIONI FINALI
Il presente regolamento entra in vigore érvényes .. e ha validità fino a revoca, le cui disposizioni devono essere osservate dai membri dell’Associazione.
Data: hel (Luogo), …… anno, …… .. mese, …… giorno
……………………………………
Presidente dell’Associazione
FILE DI ESEMPIO
ALLEGATO I | PIANO ARCHIVIO |
ALLEGATO I | MODULO DI REGISTRAZIONE TIMBRO |
ALLEGATO I | PROTOCOLLO PER LO SMALTIMENTO DEI DOCUMENTI |
ALLEGATO I | PROTOCOLLO DI RICEVIMENTO E RICEVIMENTO DEI DOCUMENTI |
ALLEGATO I | FOGLIO DI RICAMBIO |
n. 1 allegato
PIANO ARCHIVIO
Numero articolo d’archivio | Nome del soggetto | Data di scadenza |
QUESTIONI AMMINISTRATIVE | ||
1. | Documenti fondativi (carte giudiziali, carte bancarie, NAV, CSO) | Non può essere scartato |
2. | Regolamento dell’Associazione | Non può essere scartato |
3. | NAV, casi di indagine CSO | Non può essere scartato |
4. | Piani professionali | 15 anni |
5. | Questioni di controllo interno | 10 anni |
6. | Questioni di forze dell’ordine | Non può essere scartato |
7. | Questioni postali e telecomunicazioni | 10 anni |
8. | Acquisto di francobolli, casi d’uso | Non può essere scartato |
9. | Registro, indice | Non può essere scartato |
10. | Minuti di consegna e rottamazione | Non può essere scartato |
APPLICAZIONI | ||
11/ | Materiali di applicazione | Non può essere scartato |
12. | Liquidazione finanziaria delle offerte | Non può essere scartato |
EVENTI | ||
13. | Il corso conta | 10 anni |
14. | Il viaggio di studio è importante | 10 anni |
15. | Organizzazione della conferenza | 10 anni |
AFFARI STAMPA E PUBBLICITÀ | ||
16. | Affari pubblicitari | 5 anni |
17. | La stampa | 10 anni |
18. | La pubblicazione conta | 15 anni |
19. | Acquisizione audio | Non può essere scartato |
20. | Foto, film, trasmissione televisiva | Non può essere scartato |
Finanze | ||
21. | Istituto finanziario titolare del conto, notifica della firma | Non può essere scartato |
22. | Altro conto bancario, notifica della firma | Non può essere scartato |
23. | estratti conto bancari. | 10 anni |
24. | Ricevute di pagamento, rapporti | 10 anni |
25. | Trasferire poteri | 10 anni |
26. | Budget annuale di un’organizzazione non governativa | 10 anni |
27. | Investimenti, questioni di approvvigionamento | 10 anni |
28. | La rappresentanza conta | 5 anni |
QUESTIONI CONTABILI | ||
2019 | Ordine del conto | 20 anni |
30. | Documenti contabili | 20 anni |
31. | Estratti di contabilità generale | 20 anni |
32. | Bilancio contabile, conto economico, (relazione pubblica) | Non può essere scartato |
33. | Inventari | 15 anni |
34. | Servizi di dati statistici | 15 anni |
35. | Dichiarazioni fiscali | 20 anni |
AFFARI DEL LAVORO | ||
36. | Nomine e incarichi che comportano compiti | Non può essere scartato |
37. | Altre questioni personali | 10 anni |
ALTRE ATTIVITÀ | ||
38. | Posta in arrivo, email | 20 anni |
39. | Posta in uscita, e-mail | 20 anni |
40 . | Altro 1-39. questioni che non rientrano nell’oggetto | 5 anni |
In data ……………………… (luogo) , …… anno mese giorno
……………………………..
Presidente dell’Associazione
n. 2 allegato
TIMBRO DI ISCRIZIONE ORGANIZZAZIONE
Contenitore
Nome dell’ONG: …………………………………………. | Numero di registrazione: …………/ anno |
Data: Presidente: …… ..anno …… neve… giorno ………………………… (nome) | |
Scadenza: Numero di allegati: Numero articolo di archivio: ……………….. ……………………. …………………… |
Datato …………… (luogo) , ……. anno, ……. mese giorno
………………………….
Presidente dell’Associazione
numero 3 allegato
ASSOCIAZIONE INTERCULTURALE ADRIA
Numero di registrazione: ………… .. (lettera / numero di registrazione / anno)
PROTOCOLLO PER LO SMALTIMENTO DEI DOCUMENTI
Fatto di ……………………………………………………………………… ..
(data, nome dell’organizzazione e nome della sede)
Membri del Comitato Rottamazione:
(nome, posizione)
(nome, posizione)
(nome, posizione)
La rottamazione è stata controllata da: …………………………. (nome, posizione)
Data inizio lavori: …………… .. (data, ora)
Data di completamento dei lavori:. (data, ora)
Legislazione su cui si basa:
1995 LXVI. Legge sui documenti pubblici, sugli archivi pubblici e sulla protezione degli archivi privati
Documenti soggetti a rottamazione:.
(nome dell’unità organizzativa, distintamente in base all’anno della pratica, in ordine crescente di numero di archivio / numero di registrazione)
Formato originale: ………………… .. (numero di documenti da scartare per foglio)
Numero di documenti scartati:. (kg/lotto)
I membri del Comitato di Rottamazione raccomandano la rottamazione dei documenti elencati nell’elenco dei record a livello di articolo a pagina …… .. (da pagina a pagina).
Nel corso del nostro lavoro, abbiamo agito in conformità con la legislazione pertinente.
Le registrazioni designate per lo smaltimento saranno distrutte dopo l’approvazione dell’archivio.
kmf
………………………. | ………………………. | ………………………. |
(nome, presidente del comitato di rottamazione) | (nome, membro del comitato di rottamazione) | (nome, membro del comitato di rottamazione) |
Data:
timbro ONG
n. 4 allegato
ASSOCIAZIONE INTERCULTURALE ADRIA
Numero di registrazione: ………… .. (lettera / numero di registrazione / anno)
PROTOCOLLO RICEVUTA DI PROTEZIONE
IN CASO DI CAMBIAMENTO PERSONALE
Fatto di ………………………………………………………………………………… ..
(data, nome dell’organizzazione e nome della sede)
Trasmettitore: ……………………………………………
(nome del responsabile della tenuta dei registri)
Responsabile Handover név. (Nome) e ……………… (Posizione)
Utilizzatori
(nome del responsabile della tenuta dei registri)
Responsabile Handover név. (Nome) e ……………… (Posizione)
Documenti soggetti ad accettazione: …………………………………………………
(scheda distinta distintamente per ogni anno, indicando il numero di registrazione e l’oggetto, e il numero di articolo d’archivio)
Motivi della consegna: ………………………………………………………………… ..
(es. cambiamento personale, ecc.) )
kmf
…………………………………. ………………………………
nome e firma del cessionario
timbro
Appendice: ………… foglio REGISTRO
Realizzato in 3 copie
1 ad es. Destinatario
1 ad es. passando
1 ad es. Archivio
L’appendice al record di consegna-accettazione è realizzata a livello di unità di consegna: può essere a livello di articolo, a livello di magazzino e a livello di pezzo. Una considerazione importante nella determinazione del livello di trasferimento è che le responsabilità del cedente e del cessionario si estendono al livello delle unità di trasferimento.
Pl.++ Nel caso di consegna archivistica, la consegna avviene in unità di stoccaggio: scatola, volume, nodo, ecc.; il trasferimento avviene dall’archivio temporaneo all’archivio centrale a livello di articolo; nel caso di trasferimento d’ufficio di impiegati, il trasferimento è richiesto a livello di cottimo.
n. 5 allegato
ASSOCIAZIONE INTERCULTURALE ADRIA
Numero di serie: …… (inizia con 1) / …… (Numero anno)
FOGLIO DI RICAMBIO (Pattuglia)
DOCUMENTO IN EVIDENZA
posizione di archiviazione (nome dell’archivio, numero di serie dello scaffale, scatola/nodo, ecc.)… …………………………
numero di registrazione (numero di lotto, altro identificatore / anno) …………………………………………………
soggetto/nome ………………………………… ……………………………. …………………………
evidenziazione dell’ora (anno, mese, giorno) ……………………………………………………………………
finalità di evidenziazione (insight, prestito, amministrazione, sequestro, copia) ………………
il numero di registrazione del file su cui si basa l’evidenziazione ……………………………………………
nominativo del richiedente evidenziando ……………………………………………
nome e firma di chi effettua l’evidenziazione …………………………………
periodo di noleggio (anno, mese, giorno)) ……………………………………………
tempo di ritorno (anno, mese, giorno).
nome e firma di chi effettua la dichiarazione ……………………………………………
Realizzato in 2 copie,
- S. la copia sarà sostituita da un documento preso in prestito
- S. le copie saranno consegnate al locatore